XXXXXXXXXX车辆制造有限公司车辆出厂合格证管理办法.doc

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文件编号：

SZF∕FX-45-2016

车辆出厂合格证管理办法

审批：

审核：

编制：

XXXXXXXXXX车辆制造有限公司

发布日期：

2016年6月3日

实施日期：

2016年7月1日

注：

该文件已经上传并通过审核，仅供参考。

第一章总则

1.1为加强机动车生产企业及其产品管理，规范机动车生产企业合格证的制作、使用和信息传递，根据《中华人民共和国行政许可法》、《国务院对确需保留的行政审批项目设定行政许可得决定》、《汽车产业发展政策》的有关规定，制定本办法。

1.2本办法适用于在中华人民共和国境内制造、销售的汽车）挂车、自卸车、环卫车、油车等

1.3中华人民共和国境内的机动车生产企业应按照本办法的规定在机动车及非完整车辆制造完毕并检验合格后配发机动车出厂合格证，并向国家发展和改革委员会（以下简称国家发展改革委）制定机构上传所配发的机动车出厂合格证信息。

1.4国家发展改革委负责机动车生产企业合格证制作、使用和信息传递的监督管理，中国汽车技术研究中心（以下简称工作机构）承办有关具体工作。

1.5机动车出厂合格证是指机动车生产企业在车辆制造完毕、检验合格后随车配发的机动车出厂合格证明。

机动车出厂合格证分为《机动车整车出厂合格证》和《机动车底盘出厂合格证》。

1.6为加强对机动车出厂合格证的领用和管理，规范合格证打印、上传、变更、保管及U盾管理等内容，特制定本制度。

1.7本制度适用于保定北奥石油物探特种车辆制造有限公司所有整车及底盘合格证的管理。

第二章人员组织管理

2人员职责

2.1公司总经办负责对公司合格证管理的内部审核活动。

2.2质量管理部

2.2.1合格证的归口管理部门，负责合格证式样的设计、备案。

2.2.2负责合格证备案，负责合格证系统U盾的统一申购、发放、登记等。

2.2.3负责合格证系统维护，负责合格证的打印、上传、变更，以及打印后的合格证移交品信息管理部。

2.2.4负责已经上传的合格证因遗失、损坏、污染等原因进行更换、补发、换发后，无法回收旧合格证作废信息的上传。

2.2.5负责旧、作废、损坏、污染、打印错误等无用合格证的接受、管理、销毁等。

2.2.6负责对合格证系统操作相关人员进行培训、考核，只有培训合格之后方可进行合格证打印、发放等工作。

2.2.7负责产品合格信息、合格证打印信息。

2.2.8负责打印后的合格证的接收、发放、回收、补发、换发、登记。

2.3运行保障部

负责组织空白合格证的印刷与采购。

2.4市场营销部

2.4.1负责市场合格证的变更、补发、换发的审批等管理，负责对已经变更、补发、换发后旧合格证的回收。

2.4.2负责用户遗失的合格证的作废处理的通告，防止被非法使用。

2.4.3负责市场反馈合格证问题的处理

第三章合格证正面样式备案及管理

3.1机动车生产企业应按照GB/T21085-2007《机动车出厂合格证》（以下简称GB/T21085）的规定印制机动车出厂合格证正面样式。

《机动车注册登记技术参数表》的填报内容应符合GB/T21085的规定，并与《车辆生产企业及产品公告》（以下简称《公告》）公布车型和对应得车辆产品技术参数一致。

机动车生产企业应在车辆制造完毕且检验合格后随车配发机动车出厂合格证，其中：

——完整车辆需要配发《机动车整车出厂合格证》；

——对于外购非完整车辆制造形成的车辆，应保留原厂车辆配发的《机动车底盘出厂合格证》。

——对于外购完整车辆制造形成的车辆，应保留原厂车辆配发的《机动车整车出厂合格证》。

3.2机动车生产企业应在配发机动车出厂合格证后48小时内通过“机动车合格证信息上传系统”软件向工作机构传递合格证信息，上传的合格证信息应与实际配发的合格证信息一致。

机动车生产企业应向工作机构注册备案用于信息传递的计算机设备。

3.3工作机构应对机动车生产企业上传得合格证信息进行记录并按照国家有关规定、标准、《公告》公布车型及对应的车辆产品技术参数进行核对，对使用未注册备案的计算机设备上传信息或上传的信息不符合规定要求的，应当拒收，并及时通知机动车生产企业重新传送。

3.4工作机构应及时接收并汇总公安机关交通管理部门在车辆注册过程中合格证信息比对中出现的问题，并建立相应的网络平台通知机动车生产企业。

3.5机动车生产企业应指定专人负责本企业合格证核对信息反馈情况的查询和接收工作，并在24小时内处理完毕。

对属信息漏报或者误报的，应在规定的时限内补传或更正；对因生产企业原因导致信息核对不一致，且无法在规定时限内补传或更正的，由机动车生产企业或其机动车产品销售商收回车辆，并承担相应的法律和经济责任。

3.6在机动车出厂合格证信息的比对过程中发现合格证有伪造、假冒嫌疑的，生产企业应当协助公安机关交通管理部门甄别真伪。

3.7机动车生产企业发生下列情况时，应通过“机动车合格证信息上传系统”提交申请并注明原因，经工作机构审核通过（必要时上报国家发展改革委批复）后，方可进行补传、修改、撤销。

1）因不可抗拒因素，机动车生产企业没有在配发机动车出厂合格后的48小时内传送合格证信息，需要补传的（超过120小时需上报国家发展改革委批复）；

2）需要对已经上传的合格证信息进行修改的（其中如需要修改合格证编号、底盘合格证编号、车辆识别代号/车架号、生产日期、发证日期等项目需上报国家发改委批复）。

3）需要对已经上传的合格证信息进行撤销的（在一月内撤销的产品数量累计超过50个时需上报国家发改委批复）。

4）机动车生产企业应建立合格证管理工作制度，应明确部门并指定专人负责机动车出厂合格证的制作、保管、打印、配发和合格证信息的上传、修改、撤销

合格证上传信息和上传反馈信息数据库，保证车辆在设计使用年限内可以查询相关信息。

机动车生产企业应做好用于打印合格证和上传合格证信息的计算机设备维护工作。

第四章合格证发放管理

4.6.1合格证的配发

只有本公司生产的车辆制造完成并下线检验合格后，市场营销部方可向质管部申请打印纸质合格证。

4.6.2合格证的换发、重发管理

4.6.2.1当合格证打印完成之后，发现合格证信息因操作人员操作失误或产品技术升级等原因需要对已经配发的合格证进行信息更改，此时需有关人员提出申请经相关领导批准之后方可进行合格证换发，合格证换发须严格遵守一车一证原则。

先前配发的合格证需回收盖上作废章并保存之后方可把新打印的合格证交予先关人员。

4.6.2.2当配发的合格证因合格证污损、丢失等原因，在不改变车辆任何技术参数信息，仅改变合格证纸张编号情况下，由相关人员提出申请经相关领导批准之后方可进行合格证重发，合格证重发须严格遵守一车一证原则。

先前配发的旧合格证需回收盖上作废章并保存之后方可把新打印的合格证交予相关人员。

4.6.2.3合格证补发

产品交付后，因产品无合格证，或者因运输储存、用户保管、不可抗力等原因造成合格证损坏、遗失、污染，或其它无法作为车辆注册依据的，允许补发合格证。

1）需要补办合格证的，应明确列出（或说明）产品型号、VIN、发动机号、底盘型号、车辆颜色、配置等，加盖证明单位公章，由所属业务经理（或所在地办事处主管）签字确认，同时提供车辆VIN和发动机号拓印件，以及购车发票复印件，交销售部。

由销售科提出补办申请，经事业部总经理审核，报公司总裁批准后，方可打印补发。

2）客户合格证遗失需要补发的，由经销商（或当地派出所）开具证明，加盖经销商（或当地派出所公章，或进行登报申明。

3）经销商或用户接受产品时发现合格证漏装的，经销商应及时告知所属业务经理（或所在地办事处主管）确认并出具证明，加盖经销商公章，经销售科对照交付时的记录照片确认。

如确认属于漏装（或者无法确认没有漏装）的，由市场营销部提出补办申请。

如市场营销部确认没有漏装的，由业务经理（或所在地办事处）查明原因，提出书面报告，再行办理补发手续。

4）合格证破损、污染需要补办的，由市场营销部出具证明。

属于合格证破损、污染需要补办的，由市场营销部负责回收旧合格证。

5）合格证打印错误无法进行车辆注册需要补办的应由相关人员提出书面申请经相关领导批准后方可进行补办。

6）经确认合格证可以补发的，合格证打印人员应在原数据库中做相应标志（或注明补发合格证编号、日期、申请审批的扫描文件等），在《合格证使用台账》做相应的登记。

7）补发的合格证由质量管理部直接发放至市场营销部的售后服务人员，由售后服务人员在《合格证使用台账》中签收。

4.7合格证发放

4.7.1打印的合格证因产品销售需要发放时，由市场营销部主管从打印人员处接受。

市场营销部主管接受打印的合格证时，应在《合格证使用台账》上签收。

4.7.2合格证由质量管理部经理（或其授权人）负责签发，其他人员无权签发合格证。

质量管理部经理（或其授权人）应保管好签字章，防止被非法使用。

4.7.3一辆合格产品只允许出具一套合格证等资料。

4.8合格证的发放应符合下列要求。

1）经签发后的合格证，连同对应的底盘合格证、VIN拓片、发动机号拓片等合格证明资料一并装入指定的防水袋中。

一辆合格产品的合格证明资料装入同一个防水袋中，装袋时要求在不取出合格证的情况下即可读取其信息。

2）产品经出厂检验合格后、产品交付前，由质量管理部授权人员将封装好的合格证交出厂检验人员，核对产品名称、型号、VIN、底盘、配置、技术参数无误后，将合格证明资料袋放置产品指定（或规定）的位置，同时告知用户。

3）质量管理部人员发放合格证时，应逐台对照配发的合格证与实际车辆的产品型号、发动机型号、发动机号码、车辆VIN码、底盘合格证及VIN、颜色、配置等进行核查，确认无误后方可发放。

4）产品交付（包括送、发货）时，销售部业务人员应当对合格证明资料放置情况以照片方式进行记录保存，记录照片归入用户档案。

5）合格证是产品质量证明，车辆检验合格才允许合格证的发放，只有附上合格证的产品才能出厂。

出厂检验人员应对发放的合格证情况进行登记，并编制《合格证总台账》，台账中至少应包括车辆型号、VIN、合格证编号、车辆制造日期、合格证发放日期等。

6）发（送）货人员接收产品时，必须验证配发的整车、底盘合格证是否正确、一致。

发（送）货时，从接收产品至送达经销商（或用户）之前的各环节均需对合格证妥善保管，技术参数表中的二维条码图形严禁污染、折叠和触摸以确保能够正常读取。

第五章合格证电子信息及系统管理

5.1合格证系统的操作电脑、企业代码、用户名、密码以及U盾由专人保管，其他人严禁使用。

打印、上传合格证的操作电脑、U盾及相应软件程序的操作应进行相关培训，操作人员经培训合格经部门经理批准后方可进行独立操作。

当合格证系统操作人员离职时，因将相关事宜交接于接任者或者直属领导并更新合格证管理系统联系人信息。

交接完成之后部门经理方可在离职单签字允许离职。

5.2合格证电子信息上传、修改、补传、撤销的管理流程及批准程序

5.2.1合格证打印人员在确认打印无误后，经部门领导审批之后负责将合格证信息上传至国家机动车合格证数据中心。

合格证打印后48小时内，必须将合格证信息上传至国家机动车合格证数据中心。

上传的合格证信息应与实际配发的合格证信息一致。

5.2.2超过期限上传的合格证信息，可以通过申请补传，对需要补传的机动车合格证信息填写相关原因后提交补传申请，经国家机动车合格证数据中心批准后方为补传成功。

5.2.3合格证打印人员负责合格证核对信息反馈情况的查询和接收工作，并在24小时内处理完毕。

1）对属信息漏报或者误报的，应在规定的时限内补传或更正。

2）对因公司原因导致信息核对不一致，且无法在规定时限内补传或更正的，如产品已经销售，由销售部通知用户、经销商收回产品，并承担相应的法律和经济责任。

3）对发现合格证有伪造、假冒嫌疑的，协助公安机关交通管理部门甄别真伪