员工出差管理办法.docx

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员工出差管理办法

XXXXX科技有限公司

员工出差管理办法

文件编号：

XXXXXXX

拟制/日期：

2017年7月1日

审核/日期：

生效日期：

2017年8月1日

一、目的

为了规范公司员工差旅管理标准，本着合理、节约的原则，根据公司差旅费开支的管理制度，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门因公出差的员工。

三、权责

3.1出差申请人：

根据出差安排在考勤系统上填写《出差申请单》，在携程网上预订机/车票及酒店等并及时跟进主管审批。

3.2出差人员上级主管：

根据公司业务需要在第一时间审批员工的出差申请及票务申请。

3.3综合管理部：

根据携程网提供月结清单核对公司相关费用并做根据费用实际发生部门做费用分摊，安排付款等。

3.4财务部：

根据公司费用标准对员工借支和发生的差旅费进行审核及管控，并做好及时反馈及处理。

四、出差流程

4.1出差申请：

出差人员根据工作安排在考勤系统上填写《出差申请单》，出差申请单须经部门负责人及相关领导审批同意。

4.2票务/酒店预订申请：

出差申请经权限领导审批后，员工根据出差时间、出差地点选择最经济、最适合的出行方式（火车、高铁、飞机等）及酒店，然后通过手机APP或网站登录携程网做订票申请及住宿安排。

4.3票务/酒店预订审批：

员工在网上将预订申请提交后，系统会自动发送审批信息至一级审批人，审批人可通过手机短信方式、手机APP客户端、邮件等三种任选一种方式审批。

其中，酒店预订只能通过邮件方式审批。

一级审批人审批通过后系统将自动发送审批信息至二级审批人。

过程中

任意一级审批人审批不通过，申请人均需向审批主管了解原因并重新提交符合要求的申请。

4.4出票：

全部审批流完成后，携程网会在第一时间出票并发送票务信息给到预订人（预订时请勾选“给乘机人发信息”）。

4.5差旅费借支及报销：

同意出差的人员如需借款，需填写《借款申请单》交审批主管签批后到财务部门进行借款，出差回来后应在7日内向财务部报销清帐，未经过审批通过的差旅所发生的相关费用公司不予报销差旅费。

同时，针对借支的款项财务部实行“前帐不清、后帐不借”的原则。

4.6出差及订票流程图见附件一。

五、差旅费管理规定

5.1差旅费的构成

5.1.1交通费：

指乘坐飞机、轮船、火车、长途汽车等交通工具的费用。

5.1.2住宿费：

指在外地住宿于酒店、宾馆的单纯住宿费用（不包括在旅店发生的通讯费、餐费和其他另行收费的其他费用，如有此类费用发生须在发票中单独列示或提供宾馆收费清单）；

5.1.3出差补助：

指在出差期间的市内交通费、伙食补助、通讯费等（不包括在此期间的业务招待等费用）。

5.2交通费管理规定及报销标准

5.2.1在选择出行方式时，如有多种方式（汽车、高铁、火车、动车、轮船、飞机）可选择的情况下，宜选择最经济的出行方式，高铁

（动车）能到达的地方，出行方式首选高铁（动车），次选飞机，车票金额达1600元以上的，可直接选择飞机。

5.2.2为了尽可能低降低差旅成本，差旅人员选择机票出行的，应在确定行程后第一时间预订机票，以争取最优惠的折扣。

除临时行程

外，应避免当天或提前一天出票的情况。

另外，在选择航班时，应本着节约精神，在差旅时间允许的范围内，选取当期票价最低的航班，不可因个人喜好（如航空公司、航班、最佳出行时段等）原因选择高票航班。

若选择非当期最低票价航班，携程会对订票人做如图一提醒，要求订票人说明未选最低票价航班原因，或重新选择最低票价航班；当订票人执意选非当期最低票价航班时，授权主管会收到如图二短信提示，授权主管有权根据实际情况决定是否退回重审。

图一图二

5.2.3订票时如果能够确定回程日期，可提前预定返程票务；

5.2.4机票预订后，无特殊原因一律不得改签或退票。

因特殊原因不能按时出行，需说明原因并经上级主管同意后方可重新预订；因私造成的改签或退票费用，由出差申请人全部承担。

5.2.5出差人如借出差之便，中途非因公绕道旅行（探亲、访友、旅游等）期间的路费只报销出发地至目的地之间的直线路费。

绕道部分不予报销，由个人自理。

5.2.6多人出差必须同行时，可随同其中级别最高者乘坐交通工具。

但舱位、铺位应按相应级别对待。

5.2.7交通费按实际发生数在规定的职别标准以内报销。

超过标准的，按标准报销，超过标准部分不予报销，由个人自理。

5.2.8交通工具乘坐标准

类别

交通工具类型

飞机

轮船

高铁/动车

火车

经济仓

二等仓

三等仓

一等座

二等座

软卧

硬卧

800公里以下

√

√

√

√

800公里以上

√

√

√

√

5.3住宿费管理规定及报销标准

5.3.1住宿费按实际发生数在规定的职别标准内报销，未超过标准的，按实际发生额核准报销；超出标准部分，由出差人自理。

5.3.2公司副总以下人员住宿费不包括酒店提供的其他服务和收费：

如洗理、洗衣、餐费、通讯等费用。

5.3.3出差参观、考察、学习，由主办单位或受访单位统一安排住宿舍的，如不收取费用，则不再补助、报销住宿费用。

5.3.4住宿费在标准内凭票实报，以下情况由公司总裁批准凭票实报。

1）因工作需要与客户住同一标准的宾馆；

2）对外代表公司参加会议，在会议定点酒店住宿。

3）多人出差必须同行时，由副总裁批准可随同其中级别最高者入住同级宾馆。

5.3.5外派人员（一个月以上）如在外地公司有租房屋、或办事处有空闲铺位的，原则上外派人员应本着节省费用的原则，入住公司现有的房屋。

如无上述情况，需住旅店的情况，住宿标准需选择当地价格较低的旅店、招待所入住。

5.3.6报销时必须提供有效、合法住宿发票。

宿费发票须清楚写明房间号、起止时间、天数、人数等详细内容或附结帐清单。

5.3.7住宿费通过旅行社定房无法取得酒店住宿发票的，报销时需提供旅行社的发票及酒店消费清单。

5.3.8出差期间因到他处借宿而无住宿发票的，可按标准补贴的50%给个人。

5.3.9住宿费在如下标准内的实报实销，节约部分按50%作为补助奖励个人，超出标准内由个人自负。

职别

北京、上海、广州、深圳

其他城市

副总（监）及以上

450元以内/天

350元以内/天

其他人员

300元以内/天

250元以内/天

5.3.10为了节约住宿成本，两名同性员工共同出差的，原则上要求选择两人间，总费用可由其中一人按较高职别费用标准报销，在该标准内凭住宿费发票直接报销；员工单人出差或双人异性出差，按以上对应住宿标准控制开支。

5.4出差补助管理规定及报销标准

5.4.1出差补助是指出差期间发生的市内交通费、伙食补助、通讯费等，该费用实行定额包干制，不另报销以上项目的费用。

具体标准如下：

职别

北京、上海、广州、深圳、

西藏、青海、新疆

其他地区

副总（监）及以上

130

100

其他人员

110

90

5.4.2针对外派人员（一个月以上人员）出差补助则参照以下标准执行：

职别

北京、上海、广州、深圳、

西藏、青海、新疆

其他地区

副总（监）及以上

100

90

其他人员

90

80

5.4.3对于出差人员当天去当天回来的情况，不执行上面的包干补助，可按50元申请补助。

5.4.4费用包干后，不再报销相关票据。

5.4.5职别为副总裁以上的公司领导的出差费用采用实报实销的原则，凭有效票据报销，但不再计算出差补助，公司领导应自觉控制相关费用。

5.4.6在出差期间如工作关系有关的其他费用支出需求，需上报部门负责人，由部门负责人上报公司主管领导同意方可，按事前请示、事后审批的原则处理。

六、差旅费借款与报销规定

6.1差旅费借支规定

6.1.1因工作需要到外地出差的员工，应提前根据预算填写借款申请表，经本部门负责人签字后交主管领导审批后，到财务部门借支差旅费。

6.1.2出差人借款的标准是：

借款总额=公出天数*出差补助+预计住宿费

6.2差旅费报销规定

6.2.1出差人完成任务返回后，应于7日内到财务清帐，填制《差旅费报销单》，将所有票据整理粘贴于后，要求票据合法合规、粘贴整齐规范。

财务部按出差标准审核后报帐。

6.2.2出差回来需及时报账，对逾期未报帐的，将在其当月工资中扣回借款。

6.2.3在出差期间，因工作需要超出原计划出差天数，致使报销金额与差旅费申请借款金额不符，出差人员在外地要事前向本部门负责人申请，主管领导同意批准，返回后在报销单备注栏说明追加金额及原因，经本部门负责人签字，主管领导同意批准后报销。

凡未经批准超预算部分一律由当事人自理。

6.2.4丢失飞机、车船票的，由当事人出具书面说明，同行人签字证明，经单位负责人审批，按同行人员飞机、车船票票价报销（无同行人员证明，按无票处理）。

七、附则：

出差人

出差申请

直接领导审核

N

Y

部门领导审批

N

Y

携程网机票、酒店预定申请

部门负责人审批

N

Y

分管领导/总裁审批

N

Y

携程确认出票

预定成功

结束

本办法自发布之日起执行，解释权归综合管理部。

附件一：

出差、订票流程