总经理办公室工作概述.docx
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总经理办公室工作概述.docx
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总经理办公室工作概述
总经办概述
工作职能
根据总经理的指令,统筹酒店行政管理工作;协调酒店各部门的相互关系,沟通酒店与社会各方面的联系;督促、检查总经理的各项指示和店务会议决定的落实情况;管理酒店的文书、档案和资料;做好接待来访工作;传递和整理酒店经营管理信息,为总经理制定经营管理决策提供依据,当好总经理的参谋和助手。
工作特点
总经理办公室是总经理的日常办事机构。
是总经理的参谋和助手。
岗位职责与素质要求
第1节 办公室主任
一、工作职责
在总经理的领导下,全面负责总经理办公室的运行和管理工作,执行总经理、副总经理的指示,承担酒店重要公文的草拟和审核,沟通信息、协调关系、收集信息、调查研究、检查督办、信息反馈、印章管理等各项工作任务,并负责指导酒店各部门的文秘工作。
二、工作内容
根据酒店经营管理工作和接待服务工作的实际情况,按照总经理的要求,组织和起草计划、总结、请示、报告、通知、会议纪要等各种文件,并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作;
参加每日晨会和组织安排酒店经营管理工作会议,做好会议记录,整理会议纪要和会议决议,并随时将会议决议贯彻情况反馈给总经理;
做好酒店的对外联系,建立与酒店业务单位的友好关系,做好酒店的公关工作;
负责酒店的信访工作处理,以酒店名义向客人复信;处理客人向总经理的投诉,并将处理结果上报总经理;汇总整理大堂经理工作日志,上交总经理阅示。
负责总经理来访客人的接待;
负责与酒店其他部门的沟通,收集各部门的信息,掌握各部门的动态,及时向总经理反馈汇报;
促进酒店各部门的沟通协调,对各部门的文秘工作进行指导改进;
组织开展经常性的调查研究工作,收集与分析信息,学习法律法规,做好管理咨询和管理决策参谋工作;
负责酒店印章保管和使用的管理;
对酒店的营业执照、特种行业许可证、卫生合格证等酒店重要证件和酒店的重要合同进行保管管理;
负责酒店行政值班经理的排班;
负责总经理办公室的管理工作,制定部门规章制度,对下属员工进行培训和督导,提高工作效率;
完成总经理交办的其他工作。
三、素质技能要求
1. 自然条件:
身体健康,2. 相貌端正,3. 年龄适当,4. 25~55岁左右;
5. 文化程度:
大学专科学历或同6. 等学历以上;
7. 培训经历:
接受过酒店文秘工作的高级培训;
8. 工作经历:
五年以上的四星级酒店工作经验,9. 两年以上的酒店办公室工作经验;
10. 语言水平:
英语高级水平;良好的文字和公文写作能力;
11. 其他能力:
了解酒店管理、服12. 务方面的系统知识;熟悉经营、财税、安全等方面的法律法规和涉外法律知识,13. 并具有良好的沟通与协调能力。
第2节 行政秘书
工作职责:
负责总经理办公室的各项日常具体工作。
工作内容:
1. 负责会议记录及拟草、落实会议纪要;
2. 拟草酒店计划总结等文稿;
3. 协调跟进酒店领导指4. 令的落实情况;
5. 负责部门内部行政事务;
6. 负责行政文件、档案、信息、资料的收集、整理、归档、保管工作,7. 编写并登记文件号码索引;
8. 负责文件报告的接收、外发;
9. 负责公章、介绍信的管理;
10. 负责协调接待和电话转接工作;
11. 负责《国际天地》橱窗的组稿、审稿;
12. 编写酒店经营管理《大事记》;
13. 记录、保管酒店的公关宣传品及来访人员、各级管理人员呈交的礼品;
14. 负责印制酒店管理人员名15. 片;
16. 记好工作日志;
17. 做好领导交办的其他事项;
18. 做好每周、每月计划与总结并及时上报;
19. 主动协调配合他人工作;
20. 重要事项及时向上报。
21. 记录、传达总经理室领导指22. 令,23. 撰写有关总经理的文稿、信函;
24. 收集有关信息、资料,25. 以供总经理参考;
26. 编写《酒店每日重要事项备27. 忘录》,28. 并报总经理;
素质技能要求:
1. 心理素质:
心理承受能力强,2. 应变快;
3. 自然条件:
23—32岁,4. 1.62米以上;
5. 文化程度:
大专以上;
6. 外语水平:
四级以上,7. 听、说、读、写基本流利;
8. 工作经验:
五年以上相关工作经验,9. 其中酒店同10. 等工作经验2年以上;
11. 特殊要求:
能吃苦耐劳,12. 能适应加班,13. 文笔好,14. 熟练操作办公软件,15. 文字输入
80字/分钟以上。
第3节 接待文员
工作职责:
负责接待、来访、电话转接、文稿打印、分发报刊信函、办公室清洁卫生等。
工作内容:
1. 负责热情细心做好接待来访工作;
2. 有效地接待客人投诉和员工申诉;
3. 高效地处理来电来函的收发及电话的转接、记录;
4. 认真做好复5. 印、打印各类文稿;
6. 做好各类记录;
7. 记好每天工作日志;
8. 负责分发报刊、信函。
9. 负责部门内部物资领用及管理;
10. 做好部门内部清洁卫生;
11. 做好每周、每月计划与总结并及时上报;
12. 主动协助配合他人工作;
13. 做好领导交办的其他事项;
14. 重要事项必须及时向领导汇报;
三、素质与技能要求:
心理素质:
心理承受能力强,应变快;
自然条件:
20—28岁,1.62米以上;
文化程度:
大专以上;
外语水平:
有英语(或日语)基础,听、说、读、写基本流利;
工作经验:
三年以上相关工作经验,其中酒店同等工作经验1年以上;
特殊要求:
能吃苦耐劳,能适应加班,熟练操作办公软件,文字输入80字/分钟以上,文笔较好。
第4节 美工宣传
工作职责:
负责策划、组织实施文体活动、节日庆祝活动并摄影、摄像,策划宣传报道并分类保存、积累酒店宣传资料。
工作内容
1. 及时收集、采访酒店内外重要活动、信息、知识、好人好事,2. 主动策划宣传报道
内容,出刊《国际天地》橱窗;
3. 分类保存、积累酒店宣传资料;
4. 负责策划、组织实施酒店对内、对外宣传展板;
5. 根据需要,6. 设计制作对客服7. 务营运海报、宣传品等;
8. 撰写有关宣传文字说明;
9. 负责摄影、摄像,10. 及时记录重大活动(人和事);
11. 负责保管好美工有关工具物品;
12. 负责策划、组织实施文体活动、节日庆祝活动及员工生日聚会活动;
13. 做好领导交办的其他事项;
14. 记好每天工作日志;
15. 做好每周、每月计划与总结并及时上报;
16. 主动协助配合他人工作;
17. 重要事项应及时上报。
三、素质与技能要求:
心理素质:
心理承受能力强,应变快;
自然条件:
23—32岁,1.70米以上;
文化程度:
大专以上;
外语水平:
有英语基础;
工作经验:
三年以上相关工作经验,其中酒店同等工作经验1年以上;
特殊要求:
能吃苦耐劳,能适应加班,熟练操作办公软件和相关设计、刻绘软件,
文字功底好。
第5节 司机领班
工作职责:
负责汽车配套物品申请、补充、保管工作及驾驶员的管理,做好车辆合理调度。
工作内容:
1. 根据上级领导指2. 示完成出车任务;
3. 负责汽车保养、检修工作,4. 确保汽车运行安全;
5. 负责汽车配套物品申请、补充、保管工作;
6. 负责做好汽车有关费用预算及节约控制;
7. 负责驾驶员的管理,8. 做好车辆合理调度;
9. 负责每月出车统计;
10. 做好领导交办的其他事项;
11. 认真及时记好每天工作日志和出车记录表;
12. 做好每周、每月计划与总结并及时上报;
13. 主动协助配合他人工作;
14. 重要事项应及时向上级领导汇报;
三、素质与技能要求:
心理素质:
心理承受能力强,应变快;
自然条件:
25—40岁,1.68米以上;
文化程度:
高中(中专)以上;
外语水平:
有英语(或日语)基础;
工作经验:
五年以上相关工作经验;
特殊要求:
能吃苦耐劳,能适应加班,有长途行车经验。
第六节司机
1、 工作职责:
根据上级领导指示完成出车任务,确保汽车运行安全。
2、 工作内容
1. 根据上级领导指2. 示完成出车任务;
3. 负责汽车保养、检修和年检工作,4. 确保汽车运行安全;
5. 负责汽车配套物品申请、补充、保管工作;
6. 负责做好汽车有关费用预算及节约控制;
7. 每次从成都回酒店,8. 带回酒店所定报纸。
9. 做好领导交办的其他事项;
10. 认真及时记好每天工作日志和出车记录表;
11. 做好每周、每月计划与总结并及时上报;
12. 主动协助配合他人工作;
13. 重要事项应及时向上级领导汇报;
三、素质技能与要求:
心理素质:
心理承受能力强,应变快;
自然条件:
25—40岁,1.68米以上;
文化程度:
高中(中专)以上;
外语水平:
有英语(或日语)基础;
工作经验:
五年以上相关工作经验;
特殊要求:
能吃苦耐劳,能适应加班,有长途行车经验。
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