服务性行业公司办公管理制度.doc
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服务性行业公司办公管理制度.doc
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办公管理制度
为了规范办公秩序,提高本公司工作质量与效率,结合公司制定的工作手册,特制定如下办公管理制度。
希全体职工认真执行。
一、办公室接待工作
1、外来人员洽谈业务或其他事务时,由办公室人员专门接待,做好对客人的接待服务,并要明确的了解客人的来意。
若办公室人员未在场的,则由其他在场人员负责接待。
2、首问责任制。
即外来人员洽谈事务时,由第一接待人对客人提出的问题作出解释;需要领导或其他人员解释的,第一接待人应及时向客人介绍,并将客人带到相关人员的办公室;相关人员未在场时,接待人员应将客人的情况作详细记录,留下联系方式,并及时转告有关人员。
3、上班时间内,公司员工原则上不得长时间会见与工作无关的亲朋好友。
4、接待工作完毕,接待人员应立即整理好接待区的卫生清洁。
二、考勤管理
1、办公室指派专人负责公司考勤管理,员工到班时应先签到。
2、如因事不能按时到班的,需向考勤人员说明,并在公示牌上公示。
3、公司实行轮流值班制,由办公室安排值班次序,每日做好交接班。
值班主要任务:
A、工作时间内及中午留守办公室;B、监督检查各区域卫生状况;C、下班时最后下班,并与物管交接清楚后,方能离开公司。
三、文件、书籍管理
公司所有办公文件、书籍由办公室派专人管理。
1、项目已完成的文件、书、表、图等,由项目负责人汇集完整,交办公室专人保管。
2、项目未完成的文件、书、表、图等,由项目经办人员负责保存。
待项目完成后,交办公室专人保管。
3、办公室负责档案管理的人员,应将文件、书、表、图等做好分类,并逐一登记、建档,妥善保管。
4、公司员工需借用已建档的档案,须先写借条注明归还日期(限期1个月),并在使用后及时归还。
借用期限已到,但还需要继续借用的,先办理归还手续后,再办理借用手续。
5、文件、书籍和档案管理人员必须每月整理一次,当月已收集完整的所有文件,并编制相关文档保管目录。
四、电脑管理
1、员工对公司配备自己使用的电脑应妥善保管和维护,并保持系统资料的完整性。
不得故意造成损害。
2、电脑系统如出现故障,使用人员应及时报告负责人,以便及时维修,保障业务工作顺利进行。
3、不得利用电脑进行与工作无关的活动。
五、办公用品采购及管理
1、公司日常办公用品由办公室统一负责采购。
各部门应提前将所需办公用品清单报办公室,采购人员在采购前需征询各部门意见,做好采购项目统计,并列出采购清单,经公司负责人审查后,进行采购。
日常用品发放需做好登记,使用人员签字。
人为损坏的照价赔偿。
2、重要办公用品(如电脑等)和经久耐用的办公用品(如办公桌等),办公室应逐一进行统计,并建立该类办公用品档案。
3、所有员工对自己使用的办公用品都应加以爱护,并妥善保管。
六、清洁卫生管理
1、公司办公室内要经常保持良好的秩序。
每个办公区和公共区域要随时保持清洁、美观,以树立公司的良好形象。
2、办公区卫生实行分区负责制:
1)、各办公桌区域及独立办公室的卫生,由各办公室人员自行负责整理。
2)、办公室负责下列区域的卫生整理:
A、大厅接待区;B、会议室;C、大厅内花卉;D、经理办公室。
3)、环评部负责下列区域的卫生整理:
A、办公大厅除接待区以外的其余区域(含厅内卫生间);B、平台。
4)、男厕所卫生,由等同志负责整理;女厕所卫生,由等同志负责整理。
5)、窗户卫生,主要由等同志负责,其他同志协作。
6)、公司原则上至少每半年请清洁公司彻底整理一次卫生。
3、每天早上上班时,先做好各自负责区域的卫生,再进行例行办公。
4、各卫生区原则上每周至少进行一次地毯吸尘。
5、公司不定期检查各个区域的卫生状况。
对卫生不合格区域的有关人员,在工资中扣发10-20元现金。
七、办公区安全管理
1、办公室人员负责办公大门的开关,并妥善保管好钥匙。
2、每天下班前,各办公人员应先将空调、电脑、门窗、水管、电灯、电源总闸等进行关闭,办公室人员应进行全面检查。
3、下班前应清空所有垃圾桶内垃圾及烟灰缸内烟头等,并带出办公区。
2006年8月3日
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