正式文件的格式.docx

正式文件的格式.docx

《正式文件的格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《正式文件的格式.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

正式文件的格式

正式文件的格式要求

【1】排版规格：

（1）题目要求二号宋体字;

（2）正文要求三号仿宋体，文中如有大标题可用3号黑体字，小标题则用3号楷体

（3）一般每页排22行，每行排28个字。

（页面设置：

上3.3，下3，左右各2.5，行空距固定值30）

【2】制版要求：

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

【3】成文日期：

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。

【4】页码：

用4号半角白体阿拉伯数码标识，至于版心下边缘，数码左右各主一条线，如―1―；空白页和空白页以后的页不标识页码。

【5】发文字号：

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、字号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角扩号“[]”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色或黑色反线。

【6】特殊情况说明：

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使文章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

【7】附注：

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字。

【8】主题词：

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号宋体字；词目之间空1字。

【9】抄送机关：

公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右空1字，用3号仿宋体字标“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

【二】

国家行政机关公文格式 国家行政机关公文格式

 1范围

 本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。

 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。

其他机关公文可参照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

 2引用标准

 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

本标准出版时，所示版本均为有效。

所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

 GB/T148-1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

 3定义

 本标准采用下列定义。

 3．1字word

 标识公文中横向距离的长度单位。

一个字指一个汉字所占空间。

 3．2行line

 标识公文中纵向距离的长度单位。

本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。

 4公文用纸主要技术指标

 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。

纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5—9.5。

 5公文用纸幅面及版面尺寸

 5．1公文用纸幅面尺寸

 公文用纸张采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。

 5．2公文页边与版心尺寸

 公文用纸天头（上白边）为：

37mm±1mm

 公文用纸订口（左白边）为：

28mm±1mm

 版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）

 6公文中图文的颜色

 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

 7排版规格与印装要求

 7.1排版规格

 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

 7.2制版要求

 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

 7.3印刷要求

 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。

印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

 7.4装订要求

 公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

平订钉锯与书间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。

裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

 8公文中各要素标识规则

 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

 置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

 8.1眉首

 8.1.1公文份数序号

 公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序

 编号。

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

 8.1.2秘密等级和保密期限

 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角

 第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。

 8.1.3紧急程度

 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

 8．1。

4发文机关标识

 由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成；对一些特定

 的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识（见图三）。

 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。

 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

 8．1．5发文字号

 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识

 下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。

 发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

 8．1．6签发人

 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签

 支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序

 依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名

 处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

 8.2主体

 8．2．1公文标题

 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

8．2．2主送机关

 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

 8．2．3公文正文

 主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

 8．2．4附件

 公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

 8．2．5成文日期

 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置见8．2．6。

 8．2．6公文生效标识

 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。

它包括发文机关印章或签署人姓名。

公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

 8．2．6．1单一发文印章

 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

 8．2．6．2联合行文印章

 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。

 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

 8．2．6．3特殊情况说明

 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

 8．2．7附注

 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

 8．3版记

 8．3．1主题词

 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

 8．3．2抄送机关

 公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

 8．3．3印发机关和印发日期

 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占l行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空l字，印发日期右空1字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

 8．3．4版记中的反线

 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

 8．3．5版记的位置

 版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

 9页码

 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，

 数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空l字，双页码居左空1字。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

 10公文中表格

 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

 公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

 11公文的特定格式

 11．1信函式格式

 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

每行居中排28个字。

首页不显示页码。

发文机关名称及双线均印红色。

发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。

发文字号下空l行标识公文标题。

如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下l行版心左边缘顶格标识。

两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。

 11．2命令格式

 命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。

命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；

 正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。

在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。

其他要素从本标准相关要素说明。

 11．3会议纪要格式

 会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。

其标识位置同8．l．4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。

会议纪要不加盖印章。

其他要素从本标准相关要素说明。

 12式样

 A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；

 上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末

 页版式1见图5；联合行文公文末页版式2见图6。

【三】

【1】排版规格：

（1）题目要求二号宋体字;

（2）正文要求三号仿宋体，文中如有大标题可用3号黑体字，小标题则用3号楷体

    （3）一般每页排22行，每行排28个字。

（页面设置：

上3.3，下3，左右各2.5，行空距固定值30）

 【2】制版要求：

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

 【3】成文日期：

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。

 【4】页码：

用4号半角白体阿拉伯数码标识，至于版心下边缘，数码左右各主一条线，如―1―；空白页和空白页以后的页不标识页码。

【5】发文字号：

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、字号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角扩号“[]”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色或黑色反线。

 【6】特殊情况说明：

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使文章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

 【7】附注：

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字。

 【8】主题词：

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号宋体字；词目之间空1字。

 【9】抄送机关：

公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右空1字，用3号仿宋体字标“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

【四】

用word编辑正规的文档格式上及字体的要求是怎样的

一般常用规范

这里以16开图书的版式作简要说明。

版式可以活泼多样，根据需要，还可以变换字体，变换章、节、目的居右或居左格式，增加底纹、图案，设计页眉、脚注等。

（1）章题一般应另页起，居中占五行。

节题居中占三行。

章题紧接节题时减一行，即共占七行。

目题占两行，一般可居左顶格或前空二字。

标题五字以上时字间不留空，四字字间为半空，三字字间一个空，二字字间空两个空。

（2）标题用黑体。

章题一般可用三号或二号字，节题用四号或三号字，目题可用五号或小四号字（开本一般不小于16开本时）。

正文一般用宋体五号字，行间距为半个字。

附录可用小五号字或五号字。

（3）文中图稿位置应与正文所述相对应。

文与图一般应在同一页，最多不超过下一页。

图稿大小要合适，图的周围与正文的距离保留约5mm空白（约14.3磅）。

图题在图下居中。

图题字用小五号，图中文字用六号字。

当图小于版心一半时，应当串文，单张图在页码一侧，多张图左右串文平均分布版面，图应避开标题或标题居右。

三张小图应排成品字形，或根据文字内容艺术排列。

（4）文字表格位置应与正文中所述相对应。

表题在表上方居中或居左，表题字用五号黑体，表中文字用小五号（或六号）宋体。

表的周围与正文距约为5mm空白，表宽应撑满版心，四周的框线用粗线。

建议尽量采用国内外科技编辑界推荐的三线表。

（5）公式左右居中，序号居右，与正文距离约5mm。

（6）在黑体汉字中间穿插英文或数字时应同为黑体。

（7）如果书中有页眉、页脚，页眉中书名放在双页，章题应放在单页，若章题放在双页，则单页应放节题。

页码一般选择外侧位置，也可以居中。

（8）练习题、参考文献等一般使用小五宋。

（9）每段行首前空两字。

（10）每行之首不能排名号、分号等标点符号，不能排后半个引后、括号等。

（11）行末不能排前半个引号、括号。

（12）标题不能排在页末，即不能背题。

（13）单行不能成页，单字不能成行。

（14）表格换页接排时要重加横向栏目，不加表序和表题，在右上角加“续表×”的字样。

2）WORD排版规范

WORD排版除应执行上述一般常用规范外，还应遵循以下各项规范：

（1）应使用样式与模板。

提供WORD带盘的作者，请熟悉并使用样式和模板，以提高工作效率。

其中段落样式包含影响段落外观的格式，如缩进、行间距、文本对齐方式。

字符样式包含影响文本字符的格式，如字体、字体大小、字间距等。

标题与正文等格式请使用WORD中标题1、标题2……及正文应用格式。

标题用黑体。

正文行距一般设定为“最小值”15.7磅（即1字）。

模板保存了能简化工作的样式、宏、自动图文集词条等设置。

使用同一模板来创建一本书稿的所有文档，既能够保证全书所有格式的统一，又节省时间和精力。

对于使用相同样式编排格式的文档，应使用相同的模板。

请用WORD中样式功能定义章、节、目及正文，并全书统一。

（2）通过更新样式来修改格式。

（3）将文档样式连接到模板。

（4）一般可以用WORD绘图工具绘制图形。

图中文字用6号宋体，箭头“←”，线条粗细1/4。

所作图形要比例适中，美观大方。

（5）版式设计。

版式设计包括对版心尺寸、标题、正文、书眉、页脚、字体、字号、字间距、行间距等定义。

五

Word编辑正规文档时，字体的格式有哪些要求

1）一般常用规范

这里以16开图书的版式作简要说明。

版式可以活泼多样，根据需要，还可以变换字体，变换章、节、目的居右或居左格式，增加底纹、图案，设计页眉、脚注等。

（1）章题一般应另页起，居中占五行。

节题居中占三行。

章题紧接节题时减一行，即共占七行。

目题占两行，一般可居左顶格或前空二字。

标题五字以上时字间不留空，四字字间为半空，三字字间一个空，二字字间空两个空。

（2）标题用黑体。

章题一般可用三号或二号字，节题用四号或三号字，目题可用五号或小四号字（开本一般不小于16开本时）。

正文一般用宋体五号字，行间距为半个字。

附录可用小五号字或五号字。

（3）文中图稿位置应与正文所述相对应。

文与图一般应在同一页，最多不超过下一页。

图稿大小要合适，图的周围与正文的距离保留约5mm空白（约14.3磅）。

图题在图下居中。

图题字用小五号，图中文字用六号字。

当图小于版心一半时，应当串文，单张图在页码一侧，多张图左右串文平均分布版面，图应避开标题或标题居右。

三张小图应排成品字形，或根据文字内容艺术排列。

（4）文字表格位置应与正文中所述相对应。

表题在表上方居中或居左，表题字用五号黑体，表中文字用小五号（或六号）宋体。

表的周围与正文距约为5mm空白，表宽应撑满版心，四周的框线用粗线。

建议尽量采用国内外科技编辑界推荐的三线表。

（5）公式左右居中，序号居右，与正文距离约5mm。

（6）在黑体汉字中间穿插英文或数字时应同为黑体。

（7）如果书中有页眉、页脚，页眉中书名放在双页，章题应放在单页，若章题放在双页，则单页应放节题。

页码一般选择外侧位置，也可以居中。

（8）练习题、参考文献等一般使用小五宋。

（9）每段行首前空两字。

（10）每行之首不能排名号、分号等标点符号，不能排后半个引后、括号等。

（11）行末不能排前半个引号、括号。

（12）标题不能排在页末，即不能背题。

（13）单行不能成页，单字不能成行。

（14）表格换页接排时要重加横向栏目，不加表序和表题，在右上角加“续表×”的字样。

2）WORD排版规范

WORD排版除应执行上述一般常用规范外，还应遵循以下各项规范：

（1）应使用样式与模板。

提供WORD带盘的作者，请熟悉并使用样式和模板，以提高工作效率。

其中段落样式包含影响段落外观的格式，如缩进、行间距、文本对齐方式。

字符样式包含影响文本字符的格式，如字体、字体大小、字间距等。

标题与正文等格式请使用WORD中标题1、标题2……及正文应用格式。

标题用黑体。

正文行距一般设定为“最小值”15.7磅（即1字）。

模板保存了能简化工作的样式、宏、自动图文集词条等设置。

使用同一模板来创建一本书稿的所有文档，既能够保证全书所有格式的统一，又节省时间和精力。

对于使用相同样式编排格式的文档，应使用相同的模板。

请用WORD中样式功能定义章、节、目及正文，并全书统一。

（2）通过更新样式来修改格式。

（3）将文档样式连接到模板。

（4）一般可以用WORD绘图工具绘制图形。

图中文字用6号宋体，箭头“←”，线条粗细1/4。

所作图形要比例适中，美观大方。

（5）版式设计。

版式设计包括对版心尺寸、标题、正文、书眉、页脚、字体、字号、字间距、行间距等定义。